구급차 서비스를 구하기위한 종이없는 사무용 솔루션

기반의 국가 EMS는 일하기 시작하고, 생명을 구합니다. 그들은 또한 최소한 7 년 동안 정확하게 관리되고 안전하게 보관되어야하는 서류 작업을 생산합니다. 이 모든 문서를 저장하는 것은 기념비적 인 작업 이었으므로 회사는이 문서를 저장하기 위해 큰 창고 공간을 사용해야했습니다. 그리고 모든 것을 저장하고 관리하는 데 낭비되는 노동 시간과 필요에 따라 문서를 가져 오는 것은 12 인 사무실 직원을 압도했습니다.

이 모든 서류 작업을 통제하기 위해 National EMS는 Computer Troubleshooters NRD라고했습니다. 우리는 현재 회사의 인프라를 평가하고 건강 보험 개인 정보 보호 및 휴대 성 법 및 기타 정부 규정의 엄격한 요구 사항을 충족시키면서이 모든 문서를 관리하는 과정을 단순화하는 솔루션을 제안했습니다.

문서 과부하

전화를 걸 때까지 우리 국가의 EMS는 파일 박스와 대용량 파일 캐비닛을 연구하고있었습니다. 6 개의 수직 파일 캐비닛이있는 파일 실은 파일을 저장하는 데 사용되었으며, 2 개월마다 캐비닛이 가득 찼습니다. 이 시점에서 파일은 장기 창고 보관소로 옮겨져 7 년 동안 보관됩니다. 한편, 회사는 문서를 검색하고 사무실과 창고 사이에 배달하기 위해 택배를 고용합니다.

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또한 회사는 메디 케어 및 메디 케이드와 협력하므로 여러 파일에 사용하기 위해 여러 복사본을 만들어야합니다. 하루에 수십 번은 직원들이 기존 파일을 저장소에서 끌어 와야합니다. 파일을 가져 와서 파일을 찾아서 당겨서 책상으로 돌아 오는 데 약 15 분이 걸립니다. 우리는 매일 2 명의 풀 타임 직원이 파일을 가져 오는 것과 동일한 금액을 낭비하고 있다고 계산합니다.

이 모든 문서를 중단하고 회사의 워크 플로우를 단순화하고 인건비를 줄이며 효율성을 향상시킬 계획을 세웠습니다.

보다 똑똑한 문서 관리

우리가해야 할 일은 파일 캐비닛과 종이에 대한 회사의 의존을 제거하는 것이 었습니다. 모든 서류 작업을 디지털화하기 위해 Kodak 양면 낱장 급지 스캐너를 설치했습니다. 모든 청구서 작성 요원은 이제 책상에 자체 스캐너를 가지고 있으며 두 대의 대형 Kodak i1220 스캐너가 중앙에서 공용으로 사용할 수 있습니다. 원격 작업자는 작은 스캐너도 갖게 될 것이며 원격으로 서버로 직접 스캔 할 것입니다.

우리 솔루션의 핵심은 문서 관리 시스템 인 Cabinet NG를 배포하면서 종이를 모두 없애기 위해 배포했습니다. 이는 HIPAA 및 기타 규정을보다 쉽게 ​​준수 할 수있는 안전하고 감사 중심의 시스템입니다. 우리는이 부하를 처리 할 서버를 설치했습니다. 서버의 수요가 회사의 기존 서버에 비해 너무 높아졌습니다. 이 새로운 서버는 또한 원격 사용자가 지연없이 시스템에 액세스 할 수 있도록 터미널 서버의 역할을 수행합니다.

Cabinet NG는 기존 시스템에서 정보를 가져올 수 있으므로 동기화 프로그램과 검색 옵션을 통합 할 것을 권장했습니다 이를 기존 프로그램 및 인프라 스트럭처에 통합 할 수 있습니다. 이렇게하면 CNG에서 해당 클라이언트를 검색하지 않고도 청구 소프트웨어에서 가져온 특정 클라이언트에 필요한 파일을 가져올 수 있습니다. Synchronizer를 사용하면 청구 소프트웨어와 같은 기존 데이터베이스를 한 번만 가져 오거나 계속 동기화 할 수 있습니다. Retriever를 사용하면 Cabinet을 기존 프로그램이나 웹 응용 프로그램에 연결할 수 있으므로 프로그램 리트리버에서 고객을 당겨 CNG의 문서를 가져올 수 있습니다. 이는 문서 관리를 업그레이드하거나 교체하지 않고도 기존 프로그램에 문서 관리 기능을 통합 할 수 있기 때문에 큰 이점입니다.

우리는 CNG의 워크 플로우 기능을 활용하여보다 일반적인 작업을 자동화 할 것을 권장하고 있습니다. 그러나 사무실에서 종이를 움직이면 이제는 전자적으로 처리 할 수 ​​있습니다. 새로운 워크 플로우를 사용하면 모든 작업 표를 단일 관리자에게 전달하여 승인을 받고 중요한 모든 작업을 신속하게 수행 할 수 있으며 검토를 위해 특정 폴더로 전체 폴더를 이동할 수 있습니다. 미래의 워크 플로 계획은 문서 작성 자동화 및이를 승인하거나 다음에 편집해야하는 사람에게 자동으로 라우팅하는 것을 포함합니다. 우리는 필요한 모든 문서에 대해 경고 및 조건을 작성할 수 있습니다.

라이센스 비용을 통제하기 위해 명명 된 사용자와 동시 사용자 라이센스가 혼합 된 캐비닛 NG 20- 자리 라이센스를 권장했습니다. 이 방법으로 동시 사용권을 다른 근무 시간에 근무하는 사용자와 같이 여러 사용자에게 할당 할 수 있습니다.

Payoff

본 솔루션의 가장 큰 이점은 National EMS가 모든 종이 및 문서를 폐기 할 수 있다는 것입니다. 저장과 관련된 비용. HIPAA 및 기타 규정을 준수하면 유지 관리가 쉬우 며 추적하기가 더 쉽습니다. 각 파일에 대해 여러 복사본을 만드는 데 사용되는 대용량 복사기를 없애는 등 생산하는 용지의 양을 줄임으로써 회사는 연간 약 6,000 달러를 절약 할 수 있습니다.

National EMS는 약 80 시간의 노동 시간 직원들이 더 이상 수동으로 종이 문서를 작성하고 검색 할 필요가 없기 때문에 매주. 한편 CNG의 전자 추적 기능은 작업자 책임을 향상시킵니다. 그들이 가지고있는 종이 문서는 이제 스캔하고 파쇄 할 수 있습니다. 향후 9 년 동안 기존 보관소가 7 년의 저장 기간을 거친 후에 점차적으로 창고 공간을 용도 변경 할 수있게 될 것입니다.

Doug Smith는 컴퓨터 문제 해결사 NRD의 소유주이자 소유주입니다. 조지 아주 코 빙턴 (Covington)에 본사를두고 50 년 이상의 IT 경험을 결합한 IT 회사입니다. 이 팀은 여러 MCSE를 포함하여 50 개 이상의 산업 표준 인증을 보유하고 있습니다. 404-477-1302 또는 웹 사이트를 통해 문의하십시오.

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