Microsoft Office의 새로운 도구를 사용하면 실시간으로 문서를 수정할 수 있지만 농담을 뛰어 넘으십시오.

새 Office 제품군을 입력하십시오. 올해 초 출시 된이 제품은 데스크톱 및 브라우저 응용 프로그램을 혼합하여 다른 사람들과 공동 작업을 할 수있게함으로써 분실한 기반을 조성합니다. 이 기능은 올바른 방향으로 나아가는 단계이지만 Microsoft의 새로운 공동 작업은 궁극적으로 쉬운 일이 아닙니다.

Office 365를 구입하거나 Office 2013 데스크톱 소프트웨어를 구입할 때 또는

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Word, Excel, OneNote 및 PowerPoint에 대한 공동 작업을 테스트 한 결과, 둘 중 한 명은 동료와 함께 테스트했습니다. Office 365 Small Business Premium 계정 및 Office 2013을 보유하지 않은 회사 외부의 사람들과 공유 할 수 있습니다.

외부인과 공동 작업

공동 작업자와 문서를 공유하려면 먼저 온라인으로 SkyDrive에 저장해야합니다.

SkyDrive 클라우드 스토리지 및 Office Web Apps를 사용하여 새로운 Office를 사용하면 조직 내외부의 사람들과 공유하고 공동 작업 할 수 있습니다.

예를 들어 문서 작성자는 누구나 Word에서 문서를 보거나 편집하도록 초대 할 수 있습니다 웹 응용 프로그램.

파일 메뉴로 이동하여 공유 를 클릭하면 다른 사람을 탑승시킬 수있는 옵션이 나타납니다. 기본적으로 공유 링크를 만들어 전자 메일 또는 인스턴트 메시징을 통해 보내거나 지정한 Outlook 연락처에 대한 전자 메일 초대장을 생성 할 수 있습니다. 어느 쪽이든, 링크를 만들거나 보내기 전에 문서를 SkyDrive에 저장해야합니다. Word, Excel 또는 PowerPoint에서 문서를 보거나 편집 할 권한을 부여하는 링크를 보내 문서를 공유하십시오.

받는 사람이 링크를 클릭하면 브라우저 창이 Word, Excel, OneNote 또는 PowerPoint Web App에서 파일을 엽니 다. 받는 사람에게 문서 편집 권한을 부여한 링크를 보냈더라도받는 사람은 전자 메일 또는 인터넷 다운로드를 통해 문서를 열 때 모든 Office 응용 프로그램에서 생성되는 팝업 메시지와 동일한 팝업 메시지를 볼 수 있습니다. 안전하지 않은 경우 기본적으로 문서를 읽을 수만 있습니다. 수취인은 문서를 편집 할 권한을 특별히 부여 할 수있는 링크를 작성 했으므로 버튼을 클릭하여 편집을 할 수 있습니다. 이상한 단계가 있습니다.

귀하와 지정된 공동 작성자는 문서를 동시에 편집 할 수 있습니다. 몇 가지 한계. 예를 들어, Word에서 사용자와 동료는 같은 단락을 동시에 편집 할 수 없습니다. 그렇게하려고하면 팝업 메시지가 나타납니다.

문서를 공동 작성하라는 초대를 수락하면 웹 응용 프로그램에서 읽기 전용 모드로 실행됩니다. 허가.

그 위에, 당신은 실제로 그 사람이 그것을 구원 할 때까지 공저자가 한 일을 볼 수 없습니다. 응용 프로그램이 공동 작성자의 이름을 팝업하므로 다른 사용자가 문서에서 작업하고 있다는 것을 실시간으로 알 수 있습니다. (또는 현재 편집중인 사람의 무대 뒤보기에 대해

파일> 정보 를 클릭하십시오.) 다른 편집기가 Microsoft 계정에 로그인하지 않은 경우 일반 "게스트"로 표시됩니다. 저장된 변경 사항이 자동으로 나타나지 않습니다. 오히려 Word에서 업데이트를 사용할 수 있음을 알리고 공동 작업자의 작업을 보려면 새로 고침 단추를 저장하거나 클릭해야합니다. 이렇게하면 변경 내용이 옅은 녹색으로 강조 표시됩니다.

한 사람이 Word Web App을 사용하고 다른 사용자가 데스크톱 응용 프로그램을 사용하는 경우에도 Coauthoring이 올바르게 작동합니다. 변경 내용이 자동으로 나타나고 옅은 녹색으로 강조 표시된 OneNote에서도 마찬가지입니다.

데스크톱 용 Word, Excel 및 PowerPoint 2013에서는보기 권한 또는 편집 권한이있는 전자 메일 초대장을 생성하여 동료와 문서를 공유 할 수 있습니다.

데스크톱 Excel에서 한 사람이 작업하는 동안 Excel에서 공동 작업을 수행 할 수 없습니다. 시도하면 스프레드 시트가 잠겨 있다는 메시지가 나타납니다. 그러나 기능면에서 훨씬 제한적인 Excel Web App에서 공동 저자가 될 수 있습니다. 변경 사항은 작성자가 셀을 떠난 후에 만 ​​자동으로 나타나며 강조 표시되지 않았기 때문에 공동 작성자가 변경된 사항을 말하는 것이 항상 쉬운 것은 아닙니다. 그러나 다른 사람들이 적극적으로 편집하고있을 때도 알려줍니다.

변경 사항은 사실 이후에 강조 표시됩니다.

Microsoft는 PowerPoint 공동 작성자가 데스크톱이나 웹 응용 프로그램 모두에 동시에 액세스하지 않을 것을 권장합니다. 한 사람이 데스크톱 버전을 사용하고 있고 다른 사람이 브라우저에서 작업 중이면 변경 내용이 제대로 저장되지 않을 수 있습니다. PowerPoint 변경 사항은 저장하지 않아도됩니다. 대신 편집자가 이미지 또는 텍스트 상자와 같은 개체 작업을 마치면 나타나게됩니다.

동료와 공동 작업

Office 2013 데스크톱 응용 프로그램은 문서 작업자를 아래 아이콘 Office 365 비즈니스 계획에 가입 한 조직에서 근무하는 사람들은 소비자 버전에서는 사용할 수없는 공동 작업 도구를 사용합니다. Office 365 Small Business Premium 및 Office 365 중간 규모 비즈니스는 공동 작업 및 통합 커뮤니케이션을 위해 호스팅 된 SharePoint 및 Lync 서버를 각각 제공합니다.

문서를 작성하고 동료를 초대하여 뷰어 또는 편집자로 공유하는 프로세스는 본질적으로 소비자와 마찬가지로 여기에 있습니다. 그러나 당신이 알아야 할 특질이 있습니다. 기본적으로 문서 편집 초대를 수락하면 Office 365는 Office 2013을 데스크톱에 설치 한 경우에도 관련 웹 응용 프로그램을 시작합니다. 데스크톱 Word에서 공동 작업하려면

Word에서 편집을 클릭해야합니다 Word Web App에서

버튼을 클릭하고 프로그램이 시작될 때까지 기다리십시오. 시간이 많이 걸리는 추가 단계 공유하도록 초대 된 문서를 계속 보려면 초대장의 팔로우 링크를 클릭하십시오. Office 365 관리자는 문서를 데스크톱 응용 프로그램에서 시작할 수 있도록 공유 사이트의 설정 내부에서이 기본값을 변경할 수 있습니다. 두 버전 중 하나가 시작되기 전에 데스크탑이나 웹 응용 프로그램을 선택할 수 없다는 것은 나쁘지 않습니다.

편집 한 문서가 SkyDrive Pro 작업 공간에 자동으로 나타나기를 기대하지만, 그렇지 않다. 기본적으로 문서는 작성자의 SkyDrive 파일에만 표시됩니다.

다음 문서는 다른 사람들이 나와 공유 한 문서에 대한 링크를 제공합니다. 그러나 기본 SkyDrive Pro 화면에서 뒤따라 오는 문서 목록을 볼 수는 없습니다.

동료가 만든 문서를 다시 방문하려면 문서 링크를 클릭해야합니다. 한 가지 방법은 해당 링크가 포함 된 이메일 초대장을 찾는 것입니다. 더 쉬운 방법은 원래 초대장의

옵션을 클릭하여 공유 파일을 따르는 것입니다. 이 작업을 수행하면 SkyDrive Pro 작업 공간의 왼쪽 탐색 모음에있는 내 문서 아래의 추종 문서 내의 문서에 대한 링크가 나타납니다. Office 365 프로필에 뉴스 공급을 설정하면 변경 사항에 대한 알림을 받게됩니다 내가 팔로우하는 문서로 이동합니다. 그러나이 파일을 보려면 따라 오는 문서

를 클릭해야합니다. Microsoft는 사용자 문서와 함께 후속 문서를 보여주는 인터페이스로 작업을 쉽게 만들 수있었습니다. 공동 작업 중 채팅 문서에서 인스턴트 메시징을 사용하는 방법은 분명하지 않습니다.

Office 365 비즈니스 환경은 채팅과 관련이 있습니다. 로그인하면 Office 365 홈 화면의 맨 위에있는 사용자 항목을 클릭하여 Outlook Web App에서 동료에게 즉시 메시지를 보낼 수 있습니다. 그러나 문서 작업을 위해 SkyDrive를 클릭하면 창에서 IM 세션을 끝내라고 말했고 공유 문서 작업을하는 동안 Outlook Web App를 IM에 사용할 수 없었습니다. Microsoft는 이것이 어떻게 작동 할 것인가가 아니라고 말했습니다.

Lync를 사용하면 바탕 화면에서 전화 회의 및 채팅이 가능합니다.

Office 365에서 다른 방법으로 IM을 사용할 수 있습니다. Office 2013 데스크톱 소프트웨어에 포함되어있는 Lync 데스크톱 응용 프로그램을 실행하고 계정에 로그인해야합니다. Lync 내에서. 그러면 활성 편집자 목록에서 자신의 이름을 클릭하여 문서 내에서 문서를 공동 작업하는 동료에게 메시지를 보낼 수 있습니다.

또는 적어도 이론적으로 할 수 있습니다. 테스트에서 Lync가 상대방을 표시하는 경우에도 IM 아이콘이 회색으로 표시되는 경우가 있습니다. 분명히 Microsoft는 공동 작업자가 쉽게 채팅 할 수 있도록 많은 노력을 기울이고 있습니다. 서로 통합하지 않는 두 가지 채팅 서비스를 만드는 결정을 이해하는 것은 어렵습니다. 일단 웹 서비스에 로그인하면 별도의 응용 프로그램을 시작해야하는 것은 귀찮습니다. Lync의 엉뚱한 동작은 케이크 위에 장식입니다.

공동 작업의 기초

다음은 Excel Web App에서 공동 작업하도록 초대 한 내용입니다. 여기에서 데스크톱 엑셀을 사용하는 사람과 공저 할 수는 없습니다.

Microsoft는 사람들이 문서에 공동 작업 할 수있는 능력을 분명히 원하지만, 새로운 Office 제품군은 쉽지 않습니다. 핵심 애플 리케이션의 공동 작성을위한 다양한 프로세스가 혼란 스럽습니다. 특히 Word에서는 참여자 모두가 문서를 저장하거나 새로 고침하여 서로의 변경 사항을 확인해야한다는 요구 사항에 따라 공동 작업 속도가 느려집니다. 이 설정은 사용자가 입력 할 때 변경 사항을 표시하는 Google의 워드 프로세싱 앱과 크게 대조됩니다.

Office 365 비즈니스 환경에서의 문서 공유는 불필요하게 직관적이지 않으므로 작성하지 않은 공유 문서를 찾기가 어려워집니다. 파일을 여는 동안 동료와 채팅 할 수 있습니다. 마이크로 소프트가 올바른 방향으로 나아가는 것이 좋지만, 지금까지는 최선의 단계에 불과합니다. 공동 작업이 워크 플로의 일반적인 부분 인 경우 새 Office에서이를 가능하게하지만 적합 및 시작합니다. 내부 및 외부에서 이러한 단점을 학습하여 문제를 해결하거나 대신 Google Apps for Business 사용을 고려할 수 있습니다.