HyLighter가 문서 공동 작업을 지원합니다.

다른 팀원과 협업 문서를 작성하고 수정하는 것은 일반적인 비즈니스 요구 사항입니다. 하지만이 작업을 처리하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까? HyLighter라고하는 새로운 온라인 문서 공동 작업 서비스를 사용하면 색상 코딩을 사용하여 서비스가 원본 문서와 별도로 추적되는 주석을 강조 표시 할 수 있습니다.

문서 공동 작업을하는 사람들의 요구를 해결하기 위해 설계된 제품은 잠시 동안 사용되었습니다. 한 가지 익숙한 예제는 Microsoft Word의 변경 내용 추적 기능입니다. 몇 년 전에 소개 된이 기능을 사용하면 다른 공동 작업자가 수락하거나 거부 할 수있는 의견과 제안 된 변경 사항이있는 Word 문서를 마크 업할 수 있습니다.

잘 알려진 많은 웹 서비스는 공유 문서에 대한 액세스를 비롯하여 매우 유연한 문서 공동 작업 옵션을 제공합니다. 예를 들어 Microsoft Office Live 및 WebEx WebOffice를 사용하면 문서를 개인 온라인 사이트에 업로드하여 공유, 검토 및 수정 할 수 있습니다. Basecamp는 문서 공동 작업을위한 온라인 Writeboard와 간단한 프로젝트 관리 서비스를 제공합니다.

현재 베타 테스트중인 HyLighter는 독점적으로 문서 공동 작업을 전문으로합니다. 이 제품은 일반적인 온라인 공유 서비스에서 얻을 수없는 이점을 제공합니다. 특히 비즈니스 팀의 관심 분야를 강조하는 직관적 인 색상 코딩 체계가 가장 큰 장점입니다.

HyLighter는 의견을 분석하고 제안 된 변경 사항을 별도로 추적하므로 원본 문서가 흐려지지 않습니다.. 사실 HyLighter에서는 문서 자체를 변경할 수 없기 때문에 일부 사용자에게는 적합하지 않을 수 있습니다. 그러나 공동 작업자의 염려를 추적하는 것이 중요한 상황에서는 매우 유용 할 수 있습니다.

HyLighter는 가져온 PDF 문서 전체에서 소문자 c를 잘못 렌더링했습니다.

HyLighter는 진행중인 작업이므로 의존하지 않을 것입니다. 중요한 문서로 작업 할 때 독점적으로 당신이 그것과 함께 diifulties를 실행하면 뭔가 다른 것을 사용할 준비가되어 있어야합니다. 예를 들어 서비스는 Word, PDF 및 HTML 형식의 문서를 지원하지만 서비스에 업로드 한 일부 PDF는 완벽하게 렌더링되지 않았습니다. (HyLighter는 위 왼쪽 그림과 같은 그래픽이 포함 된 여러 열의 PDF가 제대로 표시되지 않을 수 있음을 인정합니다.)

반면 Word 문서는 완벽하게 표시되었습니다. HyLighter는 결국 그래픽, 오디오 및 비디오 파일에 대한 주석을 지원할 계획이라고합니다.

HyLighter의 작동 방식

HyLighter는 두 가지 유형의 사용자, 문서 작성자 및 초대받은 사람 - 협업에 참여할 것을 요청합니다. HyLighter 사이트의 짧은 애니메이션 자습서는 두 가지 사용자 역할을 모두 자세히 설명합니다.

발신자는 서비스에 가입하고 문서를 업로드하여 프로세스를 시작합니다. 처음 가입 할 때 사소한 문제가 발생했습니다. 이메일을 통해 확인을받지 못했습니다. 하지만 다음날 두 번째 시도에서 성공했습니다.

로그인하면 여분의 인터페이스가 나타납니다. 상단에는 원본 문서에 액세스하기위한 메뉴 옵션과 공동 작업하도록 초대 된 문서가 있습니다. 오른쪽 창에는 프로파일을 변경하고 HyLighter에서 작업 할 문서를 가져 오는 링크가 있습니다.

문서 가져 오기는 간단합니다. 문서 제목을 제공하고 PC에서 파일을 찾은 다음 드롭 다운 메뉴에서 선택한 저작권 상태 (보안, 보류 중 또는 적용되지 않음)를 지정하고 원하는 경우 설명을 입력 한 다음 전자 메일 주소를 나열합니다.

각 피초청자는 문서에 대한 입력을 요청하는 전자 메일 메시지를받습니다.

의견, 변경 사항이 아님 PC에서 온라인 서비스로 문서를 업로드 한 후 (몇 초 정도 걸림) 다음 작업을 시작할 수 있습니다. 주석 달기.

HyLighter의 컬러 바는 컬러 마커 펜에 적용된 실제 하이라이트와 비슷합니다. 텍스트를 가리지 않습니다. 노란색 막대는 설명을 추가 한 부분을 강조 표시하고 파란색 부분은 다른 부분의 의견을 나타내고 녹색 부분은 공통 관심사의 신호 영역을 강조 표시합니다. 공동 작업자가 세그먼트에 특히 강한 관심을 보이는 경우 (예: 여러 참가자가 같은 텍스트에 대해 의견을 남기는 경우) 어두운 색조의 파란색 또는 녹색이 나타납니다.

문서 오른쪽의 창에 주석이 나타납니다. 각 주석은 작성자 이름 아래에 표시되며 작성자 이름 오른쪽에있는 작은 상자 모양의 아이콘을 클릭하면 해당 강조 표시가 빨간색으로 바뀝니다. 다른 작은 아이콘을 사용하여 주석을 바꾸거나 추가하거나 제거 할 수 있습니다.

주석을 추가하거나 바꿀 때 간단한 텍스트 편집 상자가 나타나 굵은 글꼴 및 기울임 꼴과 같은 일반적인 서식 옵션을 제공합니다. 외부 사이트 (예: YouTube 동영상)에 웹 사이트 또는 데이터에 대한 링크를 삽입 할 수 있지만 HyLighter 자체에 외부 데이터를 업로드 할 수는 없습니다.

댓글 열 위에있는 버튼을 사용하면 문서 전체를 추가로 만들 수 있습니다 사용할 수있는 기능. 하나를 사용하면 문서의 특정 영역에 연결되지 않은 일반적인 설명 인 G-note를 작성할 수 있습니다. 비교 버튼을 사용하여 자신의 의견이나 동료의 의견 만 지정할 수 있습니다.

공동 작업이 완료되면 내보내기 버튼을 눌러 문서와 주석을 HTML 파일로 내보낼 수 있습니다 서비스의 유용성을 제한합니다. (HyLighter는 앞으로 RTF, PDF 및 가능하면 Word 형식으로 내보내기 지원을 포함 할 예정입니다.)

한편 HyLighter의 도움말 파일은 쉬운보기 단추를 사용하는 해결 방법을 제안합니다.이를 클릭하면 더 좁은 창을 생성 할 수 있습니다 강조 표시된 문서가 위쪽 창에 표시되고 주석이 아래 창에 표시됩니다. 아주 작은 디스플레이가 아니라면 쉬운보기 창 옆에있는 두 번째 좁은 창에서 문서 작성 응용 프로그램 (예: Word)을 열 수있는 충분한 공간이 있습니다. 수동으로 변경할 수 있습니다. 분명히,이 방법은 효과적이지 않습니다.

HyLighter가 가치가 있습니까?

HyLighter가 주석을 문서에서 분리하는 방식을 좋아합니다. 대부분의 웹 기반 공동 작업 도구는 문서 자체를 수정하므로 결과적으로 많은 사용자가 참여할 경우 원본 텍스트의 의도와 색조가 손실 될 수 있습니다.

단 한두 사람 만 문서를 검토하는 경우, 코멘트에 익사의 위험이 매우 작을 수 있습니다. 한편, 원본 문서에 대한 의견 및 변경 사항을 전송하는 추가 작업은 큰 단점으로 떠오를 수 있습니다.

HyLighter는 베타 기간 동안 무료로 사용할 수 있으며 서비스는 실제 약속을 보여줍니다. 문서를 공동 작업해야하는 경우 자신의 스타일에 적합한 지 확인하기 위해 시도해 보는 것이 좋습니다.

HyLighter 최종 버전이 나오면 사용자가 서버에 설치할 수있는 응용 프로그램으로 사용할 수 있습니다. 잘 호스팅 된 서비스로. 가격은 설정되지 않았습니다.

Richard Morochove는 IT 컨설턴트이자 작가입니다.

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