Google 문서 도구는 공유 폴더를 가져옵니다.

Google 문서 도구 이번 주 점검을 통해 사용자가 항목을 공유하고 문서를 업로드하고 정리하기가 더 쉬워졌습니다. 새로운 조정은 또한 좀 더 균일하고 단순한 모양으로 Google 문서 도구 홈페이지를 약간 변경했습니다.

공유 폴더

Google 문서 도구의 가장 좋은 기능 중 하나는 다른 사용자와 문서를 공유하고 공동 작업 할 수있는 기능입니다. 과거에는 하나의 작업 그룹과 공유해야하는 문서가 여러 개있는 경우 Google 문서 도구를 사용하여 각 문서에 대해 여러 개의 공유 알림을 보내야했습니다.

새로운 공유 폴더 기능은 공유를 설정할 수 있도록하여이 문제를 해결합니다. 한 폴더에 대한 사용 권한. 공유 할 파일을 폴더로 끌어다 놓은 다음 "이 폴더 공유"를 클릭하고 작업 그룹의 구성원을 초대하십시오. 작업 그룹의 사람들은이 폴더를 공유했다는 것을 알리는 전자 메일을 받게됩니다. Google 문서 도구에 로그온하면 작업 그룹의 회원이 폴더에 추가 한 파일을 볼 수 있고 폴더에 파일을 드롭하여 같은 그룹과 공유 할 수도 있습니다.

새로운 기능은 유용하지만 당신이 염두에 두어야 할 몇 가지 단점이 있습니다. 문서가 공유 폴더에 있더라도 해당 문서에 대한 액세스 권한은 파일이 아닌 폴더에 첨부됩니다. 따라서 공유 폴더에서 소유하고있는 문서 (예: 공유 폴더)를 가져 오면 작업 그룹은 더 이상 문서에 액세스 할 수 없습니다.

워크 플로 관리

Not In Folders "필터를 사용하면 폴더로 구성되지 않은 문서를 볼 수 있습니다. 일부 사용자가이를 워크 플로 도구로 사용했기 때문에 Google에서이 기능을 다시 가져 왔습니다.

이 필터를 활용하는 한 가지 방법은 초안 단계에서 문서를 추적하기위한 도구로이 필터를 사용하는 것입니다. 그런 다음 주요 시간대에 준비가 완료되면 문서를 폴더로 이동할 수 있습니다.

이 기능을 사용할 때주의해야 할 사항이 한 가지 있습니다. John이 Mary와 직접 보고서를 공유하지만 John은 폴더에 신고하십시오. Mary가 자신의 폴더 중 하나에 넣으면 John은 보고서에 폴더 태그가 표시되지만 John이 "폴더에 항목 없음"으로 문서를 필터링 할 때 여전히 표시됩니다. 그렇게하면 마리아의 행동이 존의 작업 흐름을 방해하지 않습니다. "폴더에없는 항목"필터는 왼쪽 탐색 창의 "추가 검색"메뉴에서 액세스 할 수 있습니다.

Google 문서 도구를 사용하여 여러 파일을 한 번에 업로드 할 수도 있습니다. 또는 (Mac의 경우 'command') 키를 사용하여 원하는 파일을 모두 선택하고 업로드를 시작하십시오.

Google 문서 도구의 새로운 레이아웃

Google 문서 도구의 이전 레이아웃

Google 문서 도구가 약간 다른 모습을 보임을 알 수 있습니다. 새로운 레이아웃은 약간 상자 모양이며 별표 표시, 공유, 업로드 및 삭제와 같은 시각적 아이콘이 텍스트 전용 모양을 위해 제거되었습니다.

대안 공유

Google 문서 도구가 당신에게 적합하지 않은 경우 Microsoft는 두 가지 문서 공유 옵션도 제공합니다. 작년에 출시 된 Live Mesh를 사용하면 장치 네트워크를 만들고 그 사이에 폴더를 동기화 할 수 있습니다. Live Mesh는 라이브 데스크톱이라고 불리는 자신 만의 온라인 데스크톱을 제공하여 네트워크 나 메쉬 외부의 사람들과 폴더를 공유 할 수 있습니다. 라이브 메쉬를 사용하려면 작은 프로그램을 다운로드해야하지만, 항목을 공유하는 사용자는 라이브 데스크톱에 가입하기 만하면됩니다. 라이브 메쉬는 PC와 Mac 시스템 모두에서 작동합니다.

Microsoft의 다른 대안은 Skydrive라는 온라인 저장 공간입니다. 그러나 Skydrive의 공유 권한은 너무 복잡하기 때문에 Windows Live 사용자 인 경우 Live Desktop 및 Live Mesh를 사용하는 것이 좋습니다.