Outlook 2010에서 이메일 보관에 대한 전체 안내서

Gmail 및 Outlook.com과 같이 널리 사용되는 웹 기반 이메일 서비스를 사용하는 대부분의 사용자는 Google이 사용할 수있는 GB 용량의 클라우드 스토리지를 보유하고 있으므로 보관에 대해 걱정할 필요가 없을 것입니다. 그러나 조직에서 일하고 있거나 전자 메일을 저장할 서버 공간이 제한적인 교육용 전자 메일 계정이있는 경우 수시로이를 보관해야합니다.

그래서 오늘은 Outlook 2010 전자 메일 클라이언트에서 전자 메일을 보관하는 데 필요한 모든 정보를 알려 드리며 다른 버전에서도 쉽게 구현할 수 있습니다.

이제 Outlook 2010에서 이메일 보관함을 만드는 방법부터 알아 보겠습니다.

아카이브 파일 만들기

가장 먼저해야 할 일은 모든 이메일을 컴퓨터에 로컬로 저장하는 새로운 보관 파일을 만드는 것입니다. 이 파일 을 만들려면 Outlook 2010에서 파일 메뉴 를 클릭하고 정리 도구 옵션을 선택합니다. 걱정하지 마세요, 우리는 귀하의 이메일을 삭제하지 않을 것입니다.

정리 도구에서 Archive 라는 옵션을 볼 수 있습니다 . 아카이브 생성 창을 열려면 해당 아이콘을 클릭하십시오. 창에서 보관할 폴더를 선택하십시오. 원하는 경우 전체받은 편지함을 선택할 수도 있습니다. 보관 파일을 만들 때 바로 이전 이메일을 포함하려면 해당 기간을 선택하십시오.

마지막으로 파일을 보관할 위치를 지정하고 확인 버튼을 클릭하십시오. 공유 드라이브가 컴퓨터에 매핑되어있는 경우 공유 드라이브를 선택할 수도 있습니다. Outlook은 PST 파일을 만들어 모든 전자 메일을 시스템의 보관 파일로 저장합니다.

보관 파일을 만들면 왼쪽 창의 사서함 폴더 아래에 보관 섹션 이 표시됩니다. 초기 보관은 보관함에 포함 된 이메일의 수에 따라 다소 시간이 걸릴 수 있습니다.

보관 된 전자 메일은 모든 폴더 및 하위 폴더와 함께 온라인 사서함과 동일한 구조를 갖습니다. 특정 폴더 만 보관하도록 선택하면 자동으로 모든 하위 폴더가 포함됩니다.

보관소로 이메일 이동

왼쪽 바의 보관 섹션에 이메일을 보관하기 만하면 보관 이메일로 이동할 수 있습니다. 전자 메일을 대량으로 이동하려면 이동할 전자 메일을 선택하고 마우스 오른쪽 단추로 클릭하여 상황에 맞는 메뉴를 엽니 다. 여기에서 폴더 섹션 아래의 보관 폴더를 선택하고 확인을 클릭하여 이메일을 이동하십시오.

전자 메일의 자동 보관 설정을 만들 수도 있습니다. 사서함의 특정 폴더에 대해서만 자동 보관을 만들려면 해당 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 속성을 선택하십시오.

여기에서 자동 보관으로 이동하여 가장 적합한 설정을 선택하십시오. 전체 사서함에 자동 보관 규칙을 구현하려면 메뉴에서 Outlook 옵션 을 열고 고급 설정을 선택하십시오 .

여기에서 자동 보관 설정을 클릭하고 사서함의 전자 메일 자동 보관 규칙을 만듭니다.

아카이브 파일 이동

때로는 한 컴퓨터에서 다른 컴퓨터로 전환해야하는 경우 (이전 버전에서 업그레이드하는 경우) 또는 조직의 공유 드라이브의 공간이 부족할 수 있습니다. 이러한 상황에서는 보관 파일을 이동하여 Outlook에 다시 연결해야합니다. 그럼 어떻게 할 수 있는지 봅시다.

아카이브 파일의 링크 해제 및 이동

보관 파일을 이동하기 전에 Outlook에서 링크를 제거해야합니다. 이렇게하려면 파일 메뉴를 열고 계정 설정 옵션을 선택하십시오.

계정 설정 에서 데이터 파일 섹션으로 이동하면 현재 시스템에서 유지 관리하는 보관 파일이 표시됩니다.

이제 아카이브 파일을 선택하고 제거 버튼을 클릭하기 만하면됩니다. 걱정할 필요가 없습니다. 보관 파일을 삭제하지 않고 Outlook 내 링크 만 삭제합니다.

이제 처분 할 수있는 스토리지 드라이브를 사용하여 파일을 새 위치로 이동하십시오.

아카이브 파일 링크하기

보관 파일을 Outlook에 연결하려면 Outlook의 계정 설정에서 데이터 파일 섹션 을 다시 열고 추가 버튼을 클릭하십시오. 이제 백업 한 아카이브의 PST 파일을 가져 와서 아카이브 섹션에서 전자 메일을 엽니 다.

아카이브 파일 압축

로컬 하드 디스크에 보관 파일을 저장하는 경우 보관 파일의 크기는 걱정할 필요가 없습니다. 단, 저장 공간이 제한적인 조직 또는 클라우드 계정의 공유 드라이브 인 경우 저장소 파일을 압축하면 저장소를 저장하는 것이 현명 할 것입니다.

아카이브 크기를 압축하려면 오른쪽 창의 보관 섹션을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 데이터 파일 속성을 선택합니다. 여기에서 고급 버튼 을 클릭 하면 Outlook 데이터 파일이 열립니다. 이제 압축하기 버튼을 클릭하여 아카이브 파일 크기를 줄이면됩니다.

결론

따라서 Outlook 2010에서 전자 메일을 보관하는 데 필요한 모든 정보가 거의 필요하므로 Outlook 2013에서도이 단계를 사용할 수 있습니다. 이메일 보관에 대한 추가 의문 사항이 있으면 의견을 남겨주세요. 기꺼이 도와 드리겠습니다.